Auteur: Évènements CCDI
Les événements virtuels ont transformé la manière dont les organisations nationales interagissent avec leurs communautés. Ils abolissent les barrières géographiques, éliminent les frais de déplacement et, surtout, offrent la possibilité d’une participation plus large, notamment aux personnes qui ne peuvent assister à un événement en personne pour des raisons d’accessibilité. Pourtant, les espaces virtuels peuvent involontairement reproduire les mêmes obstacles que ceux rencontrés lors des événements en personne.
La DéConférence CCDI réunit des acteur·trice·s du changement et des professionnel·le·s dans le cadre d’ateliers interactifs, d’activités d’apprentissage expérientiel et d’occasions de réseautage enrichissantes qui contribuent à faire progresser de façon mesurable les initiatives en matière de diversité, d’équité, d’inclusion et d’accessibilité.
Chaque année, notre objectif pour la DéConférence CCDI est d’organiser un rassemblement virtuel ayant un réel impact, d’une durée de deux demi-journées, où l’inclusion constitue un principe fondamental. Pour respecter cet engagement, il faut surmonter les limites techniques des plateformes numériques, repenser les échéanciers opérationnels habituels et adopter une approche honnête et itérative en matière d’accessibilité. Pour l’équipe chargée des événements du CCDI, la véritable inclusion est une pratique opérationnelle continue fondée sur des choix réfléchis, des capacités clairement définies au sein de l’équipe et une responsabilité envers la communauté.
Faire de l’accessibilité une priorité dès la conception de la DéConférence virtuelle du CCDI
L’accessibilité ne peut pas être ajoutée à la fin de la planification d’un événement; elle doit orienter celle-ci dès le début. Pour la DéConférence CCDI, cela signifie utiliser l’approche « Design Justice » comme fondement de la planification, notamment en intégrant le principe de Sasha Costanza-Chock consistant à placer au centre les voix des personnes les plus touchées par les décisions de conception. Dans la pratique, nous ancrons cette approche dans le principe de justice pour les personnes en situation de handicap « Rien sur nous sans nous ».
Les cadres de conformité et les lois telles que la Loi canadienne sur l’accessibilité (LCA) et ses équivalents provinciaux sont importants. Ils établissent des bases juridiques essentielles qui protègent les droits fondamentaux des participant·e·s. Cependant, considérer la conformité comme l’objectif ultime peut amener les organisateur·trice·s d’événements à adopter une mentalité rigide consistant simplement à cocher des cases, ce qui risque de freiner les équipes qui craignent de ne pas atteindre une norme impossible à respecter. La véritable accessibilité doit être considérée comme une discipline continue et adaptative, consistant à identifier et à éliminer activement les obstacles à mesure que la technologie, les besoins de la communauté et notre propre compréhension évoluent.
Cet engagement commence là où les priorités sont établies : le budget.
Il est essentiel de disposer d’un budget consacré à l’accessibilité pour assurer la réussite d’un plan d’accessibilité. Les mesures d’adaptation ne devraient pas dépendre des ventes de billets, des commandites ou du moment où les demandes sont formulées. En créant un poste budgétaire réservé à l’accessibilité, nous accordons dès le départ la priorité à la capacité d’offrir des services d’interprétation en langue des signes américaine (ASL), d’interprétation simultanée anglais-français, de sous-titrage en direct et de documents numériques accessibles.
Le fait d’accorder la priorité au financement dès le départ transforme fondamentalement notre approche, qui devient proactive plutôt que réactive. Le fait de prévoir les ressources budgétaires nécessaires et d’intégrer les processus d’accessibilité aux pratiques opérationnelles courantes, plutôt que de les traiter comme des tâches ponctuelles, indique aux participant·e·s que leur participation a été anticipée et valorisée dès le départ.
Choisir une technologie événementielle en tenant compte de l’expérience vécue
Trouver la plateforme d’événement virtuel qui convient peut donner l’impression de comparer de simples listes de fonctionnalités. Les fournisseurs de logiciels affirment régulièrement être entièrement conformes aux normes d’accessibilité, mais les audits automatisés ne reflètent qu’une partie de la réalité. Pour véritablement comprendre notre espace événementiel numérique, nous sollicitons la rétroaction de membres de la communauté en situation de handicap afin de mettre à l’essai notre environnement virtuel.
L’expérience vécue des personnes en situation de handicap met en lumière les irritants et les obstacles qu’une fiche technique ne peut révéler. Même les outils conformes aux normes de l’industrie peuvent présenter des difficultés fonctionnelles dans le contexte d’un événement en direct. Au cours de deux demi-journées riches en contenu, la navigation entre les tables rondes, les fils de clavardage et les présentations peut entraîner une fatigue cognitive. De plus, une navigation au clavier mal structurée ou des mises en page surchargées peuvent désorienter les personnes qui utilisent un lecteur d’écran. Sachant qu’aucun logiciel prêt à l’emploi n’est entièrement exempt d’obstacles, notre stratégie consiste à mettre en place des solutions manuelles permettant de pallier les limites de la technologie et à communiquer de façon transparente.
Notre équipe comble les lacunes de la technologie. Nous transmettons à l’avance aux participant·e·s des communications visant à les familiariser avec les particularités de la plateforme, la navigation au clavier, le passage d’un canal audio à l’autre et les différentes configurations d’affichage. Pendant les séances en direct, des modérateur·trice·s attitré·e·s sont disponibles pour fournir des instructions aux participant·e·s.
En effectuant les essais tôt, nous nous éloignons du dépannage générique. Plutôt que de nous attendre à ce que les participant·e·s s’adaptent aux limites du logiciel, nous anticipons les besoins afin que la technologie soit au service du public, et non l’inverse.
Gestion des événements : transformer les connaissances en pratiques quotidiennes
En raison de la pandémie, le paysage des événements a considérablement évolué au cours des cinq dernières années, passant de rassemblements principalement en personne à des formats virtuels. Les nouveaux modèles d’événements hybrides, plus complexes, exigent un ensemble distinct de compétences techniques et logistiques. Une leçon qui devrait s’appliquer à tous les formats est que l’accessibilité doit se traduire concrètement dans les activités au moyen d’une formation ciblée et de processus structurés; elle ne peut reposer uniquement sur de bonnes intentions.
L’acquisition et la mise en application des connaissances en matière d’accessibilité constituent un parcours professionnel continu. Étudier des lignes directrices sur l’accessibilité dans un document est une chose; coordonner les différents canaux audio multilingues, gérer plusieurs flux en direct et résoudre des problèmes d’affichage pendant une diffusion en direct en est une autre. Pour combler cet écart, il faut transformer les principes généraux d’inclusion en procédures opérationnelles normalisées applicables dans la pratique.
Pour la DéConférence CCDI, la préparation commence bien avant le discours d’ouverture. La structuration de l’ordre du jour sur deux demi-journées était un choix intentionnel visant à tenir compte de l’énergie des participant·e·s et à réduire la fatigue liée aux écrans. En amont, nous effectuons des répétitions techniques complètes et préparons les conférencier·ière·s aux aspects opérationnels de l’accessibilité :
- Verbaliser le contenu visuel des diapositives
- Adapter le débit de parole aux interprètes et aux participant·e·s
- Partager à l’avance les documents de présentation accessibles
Nous vérifions le contraste de nos diapositives de présentation, prévoyons plusieurs pauses dans le programme de l’événement et établissons des plans de relève clairs en cas de problèmes techniques.
Il est essentiel que ce travail ne soit pas traité comme une simple case à cocher relevant d’une seule équipe ou d’un seul service, parmi d’autres tâches comme l’inscription et la gestion des conférencier·ière·s. L’organisation d’un événement accessible nécessite que plusieurs équipes y consacrent des ressources. Les membres de l’équipe dont les principales responsabilités comprennent le suivi des processus d’accessibilité et le soutien aux participant·e·s contribuent à offrir à ces derniers une expérience calme et digne.
Utiliser les données de l’événement et la rétroaction de la communauté pour apporter de réelles améliorations
Lors de la collecte des données après un événement, il peut être tentant de privilégier les indicateurs les plus visibles, comme les ventes de billets, le nombre de participant·e·s ou les taux de satisfaction générale. En matière d’accessibilité, les données doivent toutefois nous permettre de rendre compte de nos résultats et de nos responsabilités. Pour évaluer la réussite, il faut véritablement écouter les participant·e·s parler de leur expérience de l’autre côté de l’écran; cette rétroaction constitue notre guide stratégique le plus précieux.
Pour la DéConférence, offrir une expérience bilingue est essentiel. Investir dans des interprètes professionnel·le·s nous permet de préserver les nuances linguistiques et la fluidité de l’expression tout au long des deux demi-journées. Parallèlement à nos interprètes, nous déployons différents outils de sous-titrage en temps réel, notamment des sous-titres automatisés intégrés à l’interface de la plateforme événementielle. Cette approche nous permet d’explorer une option qui tient compte de l’expérience utilisateur et élimine la nécessité d’utiliser un écran partagé ou de basculer constamment entre la diffusion et des liens externes vers des services de sous-titrage tiers.
Le fait de tout regrouper dans une seule fenêtre présente un avantage certain en matière d’accessibilité. Parallèlement, la rétroaction de notre communauté nous rappelle que, bien que les outils automatisés offrent une expérience fluide et pratique ainsi qu’un degré élevé de précision, ils ne parviennent toujours pas à égaler pleinement la précision, la cadence et les nuances culturelles des professionnel·le·s du sous-titrage.
Nous considérons ces commentaires comme une feuille de route plutôt que comme une critique. Alors que nous planifions la prochaine DéConférence, ces données orientent directement nos futurs processus techniques et notre planification budgétaire, nous incitant à trouver des méthodes de diffusion innovantes qui allient la grande précision qu’offrent les interprètes professionnel·le·s à une expérience événementielle fluide que nos participant·e·s apprécient.
Dernières réflexions sur la conception du prochain événement accessible
La création d’événements virtuels accessibles repose sur un processus continu d’écoute, d’ajustement et de mobilisation des ressources. Le succès de la DéConférence CCDI ne consiste pas à atteindre une forme de perfection figée, mais à adopter une approche dynamique de l’accessibilité, qui s’appuie sur une planification budgétaire réfléchie, des essais pratiques avec la communauté ainsi que la volonté organisationnelle de tirer des leçons des aspects à améliorer. Notre principal constat est simple : commencez là où vous en êtes, mais faites-le de manière réfléchie.
- Prévoyez un budget consacré à l’accessibilité dès le premier jour
- Faites participer des membres de la communauté ayant une expérience vécue pour faire l’essai de l’environnement événementiel
- Commencez à tester la technologie événementielle bien avant la date de l’événement
- Concevez des programmes qui tiennent compte de l’énergie et des limites de vos participant·e·s
- Considérez la rétroaction comme un atout opérationnel plutôt que comme une critique
On réalise de réels progrès lorsque l’on cesse d’attendre une technologie parfaite et que l’on commence à concevoir des expériences en fonction des besoins de la communauté que l’on sert.
Joignez-vous à nous à la DéConférence CCDI
Vivez une expérience transformatrice à la DéConférence CCDI : deux demi-journées d’apprentissage et de désapprentissage au cours desquelles nous découvrirons des stratégies concrètes pour favoriser l’inclusion dans votre milieu de travail et votre communauté.