Nouvelle opportunité de carrière : Coordinateur / Coordinatrice, Événements

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Nouvelle opportunité de carrière : Coordinateur / Coordinatrice, Événements

Publié dans : Careers
Posté sur : 21 juin 2017

Le Centre canadien pour la diversité et l’inclusion (CCDI) est un organisme caritatif d’envergure nationale à vocation éducative chargé d’éduquer les Canadiens et Canadiennes sur la valeur de la diversité et de l’inclusion.

CCDI organise plusieurs événements dans 16 villes à travers le Canada tout au long de l’année. Nous recherchons un coordonnateur ou une coordonnatrice d’événements expérimenté(e) qui sera responsable de la logistique complète de ces événements (pas nécessairement en y assistant).

Le candidat ou la candidate retenu(e) travaillera sur plusieurs projets à la fois. Des heures prolongées peuvent être nécessaires, en particulier juste avant et pendant un événement (conférences et Gala). Le travail peut être parfois stressant.

Ce poste relève de la Gestionnaire des communications et travaille en étroite collaboration avec l’équipe de direction pour gérer les détails de chaque événement.

Vous pouvez seulement postuler en ligne. (Aucun appel, courriel ou visite au bureau, s’il vous plaît.) Pour plus de renseignements sur le Centre canadien pour la diversité et l’inclusion, visitez notre site Web à l’adresse www.ccdi.ca.

Responsabilités

Les fonctions du coordonnateur ou de la coordonnatrice d’événements varient selon la nature de l’événement, mais en général les responsabilités comprennent :

Élaborer un plan d’événement ou un calendrier des événements
Coordonner avec des collègues à l’interne pour comprendre, déterminer et évaluer les besoins et les exigences de production de webinaires et d’activités pour les communautés de pratique
Gérer et soutenir la production mensuelle de webinaires et d’événements en utilisant nos modèles et directives standard
Communiquer avec les conférenciers ou conférencières au sujet des ententes, des dates limites pour le matériel et pour établir les attentes pour le jour de l’événement
Élaborer et maintenir des tableurs des éléments livrables par le commanditaire et l’exposant(e)
Être la personne-ressource pour toutes les communications entre commanditaire et exposant(e) de l’événement
Aider à la production du matériel pour l’événement, du programme et de l’affichage pour s’assurer que les éléments livrés par l’organisme, le commanditaire et l’exposant(e) ont été fournis
Rencontrer les commanditaires et les comités organisateurs afin de planifier l’ampleur et le format que prendront les événements, établir et surveiller les budgets, réviser les procédures administratives et discuter du progrès
Coordonner les services (p. ex. l’hébergement et le transport des participant(e)s, la restauration, la signalisation, les affichages, les services de traduction, l’équipement audiovisuel, l’impression du matériel, la sécurité) ainsi que régler les problèmes qui surviennent
Coordonner la conception du décor et des effets spéciaux
Planifier les procédures pour la mise en place et le démontage
Recevoir et traiter les inscriptions
Tenir des registres pour l’événement et préparer des rapports

Qualifications (essentielles)

Les qualifications suivantes sont requises :

Une année d’expérience dans un rôle de gestion d’événement similaire ou un diplôme d’études postsecondaires en gestion d’événement
Un soin exceptionnel apporté aux détails
De solides compétences organisationnelles et de gestion de projet
Une capacité de travailler de façon autonome ainsi qu’en équipe
D’excellentes aptitudes en communication écrite et orale
Une facilité à maitriser de nouveaux logiciels
Une capacité de bien travailler sous pression et de prendre des décisions responsables rapidement
Une aptitude pour la résolution des problèmes

Compétences techniques

Une maitrise avancée des applications MS Office : Word, Excel, PowerPoint et Outlook
De l’expérience avec Adobe Connect pour Webinaires — Fonctionnalités pour les administrateurs(trices)